Pengambilan keputusan dalam Organisasi

Pengambilan keputusan dalam Organisasi

A.      Definisi dan Dasar Pengambilan Keputusan.

1.        Definisi Keputusan

Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan daripada suatu proses pemikiran untuk menjawab suatu pertanyaan, khususnya suatu masalah atau problema. Menurut Atmosudirdjo dalam bukunya beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan Setiap keputusan selalu mempunyai isi dan tujuan. Isi adalah apa yang dikehendaki oleh yang mengambil keputusan dan harus dirumus sejelas-jelasnya, dan pada umumnya akan merupakan aktivitas-aktivitas, sikap, pendirian, pandangan, pendapat, tindakan, fungsi, tanggungjawab, biaya, warna, sifat, dsb. Yang dikehendaki oleh pengambil keputusan. Sedangkan tujuan adalah apa yang akhirnya harus dicapai.

Di samping itu, setiap keputusan juga harus mempunyai maksud, dasar, landasan serta bentuk. Maksud dalam pengambilan keputusan terdiri dari untuk apa atau mengapa keputusan tersebut diambil. Sedangkan landasan terdiri dari prinsip, postulat, asumsi, dan sokoguru. Sedangkan bentuk dari keputusan adalah surat, besluit, piagam, akte notaris, peraturan, undang-undang, instruksi, surat edaran, surat perintah dan dokumen.

2.        Dasar Pengambilan Keputusan

Dasar dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan pengambilan keputusan yang baik dan benar. Kadang-kadang kita tertipu dalam berpikir sampai-sampai kita berpendapat bahwa selalu tersedia pemecahan yang universal dan paling baik untuk setiap masalah. Cara berfikir dan membuat keputusan tersebut baik untuk keputusan yang tidak melibatkan orang lain. a) Unsur pertama yang ada dalam keputusan yang diambil dengan melibatkan orang adalah mutunya. Artinya apakah keputusan tersebut secara objektif merupakan keputusan yang baik atau buruk dalam rangka mencapai tujuan. b) Unsur kedua adalah penerimaan keputusan tersebut oleh orang-orang yang terlibat dalam pembuatannya.

Penerimaan tersebut menyangkut tingkat ketersediaan orang-orang yang terlibat untuk melaksanakan keputusan tersebut. Mutu menutut kebijaksanaan, buah dari ketajaman berfikir dan ilmu pengetahuan yang dikuasai. Penerimaan menuntut kepuasan, buah keterlibatan dalam pembuatan keputusan. Untuk menjaga kekompakan suatu kelompok dan tercapainya tujuan bersama suatu kelompok harus membuat keputusan mengenai berbagai hal. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan di dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:

a.        Cara Mengambil Keputusan

Cara dalam mengambil suatu keputusan dibagi atas 6 cara. Adapun keenam cara dalam pengambilan keputusan adalah:

1)        Cara Pertama

Setiap anggota kelompok berhak membuat atau berpendapat untuk membuat keputusan. Apabila keputusan itu dianggap baik dan diterima oleh kelompok, orang tersebut merasa berguna atau dipakai dan bermanfaat bagi kelompok. Sehingga orang tersebut semakin senang di dalam kelompok tersebut. Namun jika anggota kelompok mencoba membuat keputusan akan tetapi tidak mendapatkan dukungan dari anggota kelompok yang lain, maka anggota kelompok yang membuat keputusan merasa dijatuhkan (keputusan yang diambil ditolak). Apalagi jika pada saat membuat keputusan tersebut tidak mendapatkan pertanyaan penjelasan pertukaran pendapat maupun pertimbangan. Hal tersebut dapat menyebabkan anggota kelompok tersebut semakin lama semakin tidak mau menyumbang pikiran, karena merasa bahwa sumbangan pikirannya tidak dihargai dan bakatnya tidak diperhatikan.

2)        Cara Kedua

Satu orang yang merasa mempunyai hak authorization, membuat keputusan bagi kelompok . Kadang-kadang terjadi bahwa dalam suatu kelompok ada seorang anggota yang merasa mendapat hak authorization, untuk membuat keputusan bagi kelompokya. Orang itu mengambil hak seperti bagi diri sendiri, dapat karena dia tidak menghargai pandangan dan gagasan  para anggota lain atau karena dia merasa atau memang merupakan satu-satunya orang  yang mempunyai informasi paling baik untuk membuat keputusan. Cara membuat keputusan seperti ini merupakan perangkap bagi pemimpin, yang tidak membagikan informasi kepada kelompok atau yang berpikiran bahwa kedudukannya dalam kelompok memberinya hak istimewa untuk membuat keputusan bagi kelompok dalam segala hal dan pada segala kesempatan.

3)        Cara Ketiga

Dalam membuat keputusan dengan berpegangan tangan, handclasping. Dalam suatu kelompok ada seorang anggota kelompok yang mengusulkan suatu usul yang jitu. Kemudian satu, dua atau beberapa anggota kelompok mendukungnya. Dukungan beberapa anggota itu menciptakan kesan seolah-olah semua anggota mendukungan. Dengan alasan yang berbeda-beda, anggota lain tidak ikut berbicara dan menyatakan pendapat, juga jika mereka tidak menyetujui atau menyukai usul tersebut. Akibatnya ada kelompok yang merasa terpaksa harus menerima keputusan yang tidak mereka setujui atau merasa kecewa dan tidak dibutuhkan yang dapat membuat kelompok dapat macet dan acuh tak acuh.

4)        Cara Keempat

Sekelompok kecil minority, memutuskan bagi kelompok. Ketegangan dan tekanan menjadi terbuka apabila sekelompok kecil mencoba untuk memutuskan bagi seluruh kelompok. Kelompok kecil secara umum dan perorangan menerima keputusan. Kelompok tersebut juga dengan suka rela memberikan sumber-sumber yang diperlukan dan menyumbangkan bakat-bakat mereka. Sebagian dari kelompok besar di depan umum dapat saja menerima keputusan tersebut. Akan tetapi secara pribadi mereka menyatakan bahwa mereka tidak menyetujui keputusan tersebut. Mereka tidak merasa tidak merasa ikut bertanggungjawab atas keputusan tersebut dan ikut terlibat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan keputusan menjadi amat sulit, jika untuk mewujudkan keputusan itu dibutuhkan pendukung lebih banyak daripada jumlah kecil, karena sebagian besar kelompok tidak berminat di dalam keputusan tersebut.

5)        Cara Kelima

Pengembilan keputusan melalui pemilihan voting. Melalui pemilihan memberi kemungkinan bahwa sebagian besar anggota yang mayoritas menang. Ini berarti bahwa ada anggota yang kalah. Harus diakui bahwa pemilihan merupakan satu-satunya jalan untuk mencapai keputusan apabila persetujuan bersama.

6)        Cara Keenam

Keputusan terjadi berdasarkan persetujuan bersama, consensus. Persetujuan bersama biasanya merupakan cara yang paling sehat bagi kelompok untuk membuat keputusan. Keputusan bersama paling baik, jika dibuat dalam kelompok dengan jumlah anggota yang semuanya dapat didengar pendapatnya.

3.        Proses Untuk Membuat Keputusan

Awal acara pembuatan keputusan, pemimpin perlu menyampaikan informasi sebanyak dan selengkap mungkin sehubungan dengan perkara yang hendak diputuskan. Dalam proses pembuatan keputusan anggota kelompok dan pemimpin perlu peka terhadap menjaga kekompakan kelompok. Untuk membuat keputusan sendiri berguna kalau kita mengusulkan cara membuat keputusan yang hendak dipergunakan. Adapun cara pembuatan keputusan adalah sebagai berikut.

a.        Langkah I

Langkah yang pertama adalah merumuskan sasaran, yaitu apa yang sesungguhnya mau dicapai oleh kelompok?

b.        Langkah II

Langkah yang ke-dua adalah merumuskan halangan dan hambatan untuk mencapai sasaran yang sudah dirumuskan. Satu masalah dapat mengandung banyak masalah dan halangan. Masalah-masalah tersebut dicatat supaya seluruh anggota melihat dan tahu.

Untuk langkah I & II perlu disediakan banyak waktu, supaya para anggota mendapatkan kesempatan yang cukup untuk menyumbangkan gagasan, sebelum dicapai rumusan definitif.

c.         Langkah III

Langkah yang ke-tiga adalah memilih masalah yang bila dipecahkan memungkinkan kelompok bergerak menuju ke tujuan. Langkah ke-tiga membutuhkan banyak waktu, karena kelompok perlu mencapai persetujuan bersama. Langkah III juga merupakan langkah yang rumit. Hal ini dikarenakan kelompok harus membuat keputusan tentang perkara tertentu dan harus konkret.

d.        Langkah IV

Langkah yang ke-empat adalah melahirkan dan mengumpulkan berbagai keputusan yang mungkin. Untuk melahirkan berbagai keputusan yang tersebut, kepada para anggota diajukan pertanyaan yaitu “Keputusan apa saja yang mungkin untuk mengatasi perkara yang sudah dirumuskan tersebut”.

e.         Langkah V

Langkah yang ke-lima adalah menilai segala keputusan yang mungkin dihasilkan oleh kelompok melalui teknik pengumpulan gagasan. Kriteria utama untuk menilai usul-usul tersebut berasal dari rumusan masalah yang disetujui pada langkah III. “Apakah keputusan tersebut dapat memecahkan masalah tersebut?”

f.         Langkah VI

Langkah terakhir adalah memilih satu keputusan dan perencanaan untuk melaksanakannya. Seperti langkah III, langkah VI juga menuntut persetujuan, konsensus, jika semua kekuatan kelompok akan dikerahkan untuk pelaksanaannya.

B.       Jenis-jenis Keputusan Organisasi

Jenis keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut. Bagian mana organisasi harus dilibatkan dalam mengambil keputusan, dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan. Secara garis besar keputusan digolongkang ke dalam keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang, dan biasanya telah dikembangkan cara tertentu untuk mengendalikannya. Keputusan tidak rutin adalh keputusan yang diambil pada soal-soal khusus dan tidak bersifat rutin.

Di dalam pengambilan keputusan, baik yang bersifat rutin maupun tidak, ada 2 metode yang digunakan. 1) Metode yang pertama adalah metode tradisional, dimana pengambilan keputusan lebih berdasarkan intuisi dan kebiasaan. 2) Metode yang kedua adalah metode modern, metode modern di dalam pengambilan keputusan lebih didasarkan pada perhitungan matematis dan penggunaan instrumen yang bersifat modern, seperti komputer dan perhitungan statistik.

C.      Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Masalah pengambilan keputusan merupakan masalah pokok bagi kehidupan manusia, dan tidak kurang pentingnya bagi kehidupan suatu organisasi. Studi dan latihan diperlukan untuk meningkatkan kemampuan serta kelihaian dalam pengambilan keputusan.kemampuan tersebut sangat tergantung dari kondisi badan dan mental dari seseorang. Keputusan dapat diambil karena adanya faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan dipertimbangkan atas dasar unsur-unsur atau faktor-faktor di bawah ini.

1.        Faktor Pertama

Faktor pertama yang harus diperhatikan dalam pengambilan keputusan adalah faktor kewenangan atau authority.

2.        Faktor Ke-dua

Faktor kedua yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan adalah kesetiaan dan integritas. Kesetiaan dan integritas adalah hal yang sangat diperlukan untuk mensukseskan pelaksanaan dari suatu keputusan.

3.        Faktor Ke-tiga

Faktor ke-tiga yang harus diperhatikan adalah Leadership atau kepemimpinan. Leadership adalah kemampuan dan aktifitas-aktifitas tertentu untuk membuat para bawahan dipengaruhi dalam arti positif, sehingga mereka secara wajar dan sehat mau menjalankan apa yang diminta atau segala yang diharapkan. Kesetiaan dan integritas, termasuk disiplin dan semangat kerja, sebenarnya akan sangat tergantung dari efektifitas dari kepemimpinan.

4.        Faktor Ke-empat

Faktor ke-empat yang harus diperhatikan adalah Tanggung jawab. Dalam arti sempit, tanggung jawab berarti laporan kepada atasan atas penggunaan dari kekuasaan (kewenangan) yang telah diperoleh beserta hasil pelaksanaan atau penuaian tugas yang menjadi konsekwensinya. Dalam arti luas, tanggung jawab dibagi atas:

a.       Tanggung jawab yang diberikan kepada atasan

b.      Tanggung jawab kepada pengadilan, kepada hukum, di dalam penggunaan kewenangan dan penunaian tugas pekerjaan.

c.       Tanggung jawab tentang segala apa yang telah diperbuat dengan kewenangan yang telah diberikan, tanggung jawab kepada organisasi berupa penyusunan serta melakukan pembukuan, dsb.

5.        Faktor Ke-lima

Faktor yang ke-lima adalah Disiplin. Tanpa disiplin yang teguh, maka pelaksanaan dari pengambilan keputusan yang manapun akan mengalami kegagalan. Disiplin pada hakekatnya adalah ketaatan, ketekunan, kegiatan, sikap-kelakuan, sikap hormat yang nampak sesuai dengan aturan-aturan yang telah disepakatkan antara badan organisasi dan pegawai-pegawainya.

D.      Implikasi Manajerial

Kata implikasi manajerial pada dasarnya berasal dari dua kata, yaitu kata impllikasi yang berarti akibat sedangkan kata manajerial berarti manajemen. Di dalam implikasi mnajerial di bagi atas 2 implikasi, yaitu:

1.        Implikasi Prosedural

Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

2.        Implikasi Kebijakan

Implikasi kebijakan meliputi sifat subtantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Referensi:

Atmosudirdjo, Prajudi. 1976. Beberapa Pandangan Umum Tentang Pengambilan Keputusan. Jakarta: -

Mangunhardjana. 1993. Kepemimpinan Teori dan Pengembangannya. Yogyakarta: Kanisius.